omo recrutadora, ouço no meu dia a dia as preocupações de gestores com relação a suas equipes e um ponto de atenção geral tem sido a procrastinação. Confesso que nunca vi um caso de demissão somente porque a pessoa procrastinava. As demissões, em geral, costumam ser uma soma de fatores. Mas é fato que a procrastinação pode levar à baixa performance e, em conjunto com outras questões, levar ao desligamento.

Ser um procrastinador, certamente, abala a imagem do colaborador e reduz suas possibilidades de promoção. Quem procrastina muito vive “apagando incêndios” de questões básicas do dia a dia e acaba não tendo tempo para investir em ações e projetos que realmente promovam o seu destaque. Quando tem boas habilidades comportamentais, pode acontecer de esse colaborador ir ficando na empresa quase que meio esquecido, já que não é ruim a ponto de ser demitido, mas também não é bom o suficiente para ir adiante.

Faça um exame de autoconsciência

Será que você é uma pessoa que procrastina? Caso não saiba dizer, vou te apresentar algumas características em comum de colaboradores procrastinadores. Em geral, eles são pessoas que parecem estar ocupadas, mas nem sempre fazem entregas concretas; podem esquecer de entregar atividades esperadas; não cumprem prazos e, com isso, perdem a credibilidade profissional. Pode ser também aquela pessoa que faz tudo na última hora e acaba acumulando horas extras e entregando atividades com erros ou pobreza de conteúdo.

Para justificar o adiamento da execução de algo, os procrastinadores usam diversas desculpas para si mesmo e o outro. As mais comuns são: “essa atividade não é importante e eu posso fazer depois ou deixar de fazer”; “não tenho tempo”; “não tenho as informações necessárias para iniciar a tarefa”; “preciso atender essa outra demanda primeiro”; “estou sobrecarregado”; “estou sem vontade de fazer isso agora, mas faço daqui a pouco”.

Um ponto para se observar é que procrastinadores costumam procrastinar na vida profissional e pessoal. É um mau hábito adquirido que se manifesta em todos os aspectos. Existem diferentes graus de procrastinadores, mas vale a reflexão e autoanálise.

Seis dicas de pessoas eficazes que podem ajudar a não procrastinar

1. Faça um Pareto

Essa metodologia é usada no Seis Sigma e pode ser aplicada na vida como um todo. Na análise matemática que conhecemos como Pareto (de Vilfredo Pareto) dizemos que 80% dos resultados são advindos de 20% das causas. Como aplicar isso no tema de procrastinação? Podemos pensar que, de todas as tarefas que realizamos, 20% serão responsáveis por 80% do nosso resultado final. Parece forte essa explicação, mas é bastante verdadeira. Isso se aplica na engenharia e pode ser aplicado nas tarefas administrativas das mais diversas áreas.

Para fazer essa análise, liste todas as atividades que você faz no seu dia a dia por uma semana e depois sublinhe as mais importantes. A probabilidade de as mais importantes serem 20% das atividades listadas é grande. Com isso, fica fácil decidir as prioridades das ações, mas sem deixar de lado as outras tarefas que, apesar de serem tarefas de baixo impacto, precisam ser realizadas ou delegadas.

2. Planeje

A forma de se planejar é bastante particular, mas o planejamento precisa existir para garantir produtividade e cumprimento de prazos. Eu gosto de fazer um planejamento diário, um semanal e um mensal mais macro. E, sempre, no final do dia reviso o planejamento do dia seguinte. Assim, já inicio o dia sabendo quais são as tarefas do dia e em que ordem irei realiza-las. Conheço pessoas que se planejam cedo no início do dia e funcionam muito bem assim também. Pode ser feito de forma eletrônica ou no papel.

O planejamento pode ser por tarefas ou por blocos de atividades, com ou sem horários estabelecidos desde que tudo o que for dimensionado seja cumprido ao longo do dia. É importante sempre deixar tempo livre para uma pausa de cinco minutos entre as grandes atividades e também algum tempo para imprevistos. Dimensionar corretamente o tempo das atividades pode ser desafiador no começo desse hábito, mas com o tempo vai ficando mais fácil.

3. Priorize e alinhe expectativas

A maioria dos gestores diz preferir aquele funcionário que fala o que não possível fazer e não veem com bons olhos aqueles que não cumprem o que se comprometeram a executar. Então, na dúvida sobre conseguir entregar um projeto no prazo, seja realista e verdadeiro ao comunicar o gestor. Conversar com o líder para definir quais são as atividades mais importantes do dia ou de um período também é fundamental para garantir que elas sejam feitas com antecedência e qualidade.

4. Aprenda a dizer não

Muitas pessoas que não cumprem prazos de atividades importantes dizem que investiram tempo em tarefas que não agregavam valor no dia a dia ou que se sobrecarregaram ajudando outras pessoas, deixando para depois as suas próprias atividades. Saber dizer não é uma habilidade que vem com o tempo e que é fundamental para garantir produtividade. Então, ela precisa ser praticada. Não dá para abraçar o mundo e ser produtivo.

5. Tenha metas profissionais e pessoais

Com essas metas definidas, desmembre-as em pequenas ações. Por exemplo: vamos dizer que a pessoa queira participar de uma corrida de rua de 10 quilômetros. Essa pessoa vai precisar treinar todos os dias, nem que seja por: 10 minutos na primeira semana; e 15 minutos no período seguinte, aumentando gradativamente a dificuldade do treino até chegar aos 10 quilômetros desejados. Não vai ser da noite para o dia, mas é preciso definir a meta e começar.

O mesmo vale para um projeto de trabalho importante. Defina a data da entrega e desmembre todas as ações que serão necessárias para a conclusão da ação. Cumpra as metas estabelecidas dia após dia para que a entrega seja feita com qualidade e no prazo. Para metas, eu gosto da metodologia SMART, que em inglês reúne as iniciais das palavras Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-bound, ou seja, Específica, Mensurável, Atingível, Relevante, Prazo ou Tempo Limite”.

6. Corra atrás da informação que não estiver disponível o quanto antes

Costumamos procrastinar aquilo que parece mais difícil de ser feito ou que não dominamos. Se você precisa de mais informações para realizar uma atividade, coloque isso como prioridade para garantir que a tarefa seja feita no prazo esperado.

Seis livros para evitar a procrastinação

Sou uma pessoa que gosta muito de ler. Acho muito rica a oportunidade de ampliar o nosso repertório de insights e de boas práticas por meio das experiências e das boas ideias do outro. Por isso, vou deixar aqui seis dicas de leitura para quem quer uma ajudinha para deixar de lado a procrastinação:

1. Equilíbrio e resultado, de Christian Barbosa

Esse livro me marcou muito alguns anos atrás. Eu tinha acabado de assumir uma equipe maior e estava naquele dilema de como gerenciar o meu tempo entre atender as equipes, desenvolver as pessoas e também pensar nas minhas entregas individuais. O autor ressalta que de um lado da balança estão nossos objetivos e do outro lado da balança o nosso bem-estar. Ele também dá dicas de como conseguir atingir o equilíbrio de acordo com os resultados que queremos alcançar.

2. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen R. Covey

Esse livro é um clássico e deve ser lido. O spoiler que dou é que o primeiro dos sete hábitos é ser proativo, algo bastante bem visto nas empresas.

3. Os princípios do sucesso, de Jack Canfield

Nesse livro o autor nos convida a abandonar as desculpas e assumir a responsabilidade das nossas vidas e dos nossos sucessos. Ele destaca que colhemos os resultados de nossas ações.

4. Eat that frog, de Brian Tracy

“Eat the frog”, ou comer o sapo, é uma metáfora. Mas o autor cita que, caso você precise comer sapos vivos, deve começar comendo o sapo mais feio no início do dia. Assim, terá certeza de que nada de pior vai te acontecer naquele dia. É um ótimo e descontraído guia de antiprocrastinação.

5. Execução, de Larry Bossidy e Ram Charan

Eu adoro esse livro. Também sei de diversos CEOs que tem essa leitura como “livro de cabeceira”. Vale muito a leitura. As ideias desse livro podem ajudar bastante também a evitar a procrastinação.

6. O poder do hábito, de Charles Duhigg

Nesse, o autor fala que a força de vontade é um hábito e nos traz um olhar de como formamos hábitos e de como podemos fazer para mudar aqueles que nos prejudicam de alguma forma. Ao meu ver, a procrastinação é um hábito e é possível corrigir as nossas ações.

Profissionais que cumprem prazos são confiáveis. Se esse colaborador for um gestor essa habilidade é ainda mais importante. As pessoas se motivam por líderes que dão o exemplo. E, muitas vezes, as pessoas pedem demissão de gestores que não admiram e não das empresas. Eu entendo, também, que é papel do gestor ajudar as equipes a serem mais eficientes, identificar possíveis ações de procrastinação da equipe e ajudar cada colaborador a entender as razões por traz disso para corrigir a rota.

Dimensionar bem o nosso dia a dia pode ajudar a termos mais qualidade de vida e mais sucesso no âmbito profissional e pessoal. Afinal, o nosso tempo é um recurso finito e, por essa razão, deve ser bem empregado. Cada minuto gasto de forma errada é um minuto a menos da nossa vida.

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