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Assinatura eletrônica impulsiona a transformação digital do RH

Ferramenta reduz custos e tempo nos processos e torna o dia a dia da empresa mais ágil e produtivo

Por Abril Branded Content 26 out 2020, 11h31

Foi-se o tempo em que os processos nos departamentos de RH eram lentos e complexos. As operações envolviam impressão, preenchimento, assinatura e entrega de inúmeros formulários e documentos, passavam pelo trâmite de inserção em folha e guarda física dos documentos – muitas vezes por cerca de 20 anos. Hoje, graças à digitalização do setor, essas e outras etapas se tornaram mais ágeis, práticas e seguras. 
“A burocracia era enorme. Há 3 anos realizamos uma pesquisa, junto com o IBOPE, que constatou que, em São Paulo, era mais difícil contratar um funcionário do que abrir uma empresa”, conta Diego Martins, fundador e CEO da Acesso Digital, IDTech que busca justamente simplificar a relação entre as pessoas e as empresas. “Nossa proposta é que o colaborador possa realizar todos os processos da sua casa”, diz o executivo, que para agilizar ainda mais as operações criou o AcessoRH, uma plataforma de governança de documentos eletrônicos que concentra toda a jornada do funcionário em formato digital e que conta, inclusive, com o recurso da assinatura eletrônica para ganhar mais rapidez.

Coronavírus e o estímulo à transformação

A digitalização dos processos de RH dentro das empresas já se mostrava urgente, mas a chegada da Covid-19 foi um estímulo a mais para essa transformação. Com a pandemia, o cenário mudou:  o home office foi incorporado à vida da maioria dos brasileiros, muitas empresas adotaram redução de jornada de trabalho ou de horas, e essas e outras questões precisaram ser formalizadas rapidamente. Porém, com o distanciamento social, a logística se tornou inviável para companhias com cinco ou 10 mil funcionários.
Para entender esse panorama, a Acesso Digital se uniu ao Instituto Locomotiva e ao Grupo Cia de Talentos para realizar a pesquisa “Impactos da Covid-19 no trabalho em grandes empresas”. Realizado em junho, o estudo contou com entrevistas de 185 gestores de médias e grandes empresas atuantes no Brasil, e revelou que, na maioria das companhias, o processo de admissão leva de uma a duas semanas, sendo o cadastramento do novo colaborador no sistema a etapa mais demorada. 
Entre as razões para essa lentidão estão a burocracia e a adoção de sistemas analógicos. Para se ter uma ideia, a mesma pesquisa aferiu que cerca de 35% das empresas ainda não permitem o envio dos documentos por e-mail. E, em 31% dos casos, o candidato tem que ir pessoalmente ao departamento de RH por duas vezes ou até mais. 
Com base nos resultados aferidos na pesquisa, a Acesso Digital vem se empenhando ainda mais para oferecer tecnologias e ferramentas que ajudem a facilitar essas operações. “As grandes crises mudam radicalmente o mundo, e a pandemia transformou totalmente os processos de RH das empresas, que despertaram para a necessidade da digitalização. Antes da Covid-19, cerca de 5 mil funcionários assinavam documentos eletrônicos pela plataforma AcessoRH. Hoje são 500 mil colaboradores que assinam mais de 1 milhão de documentos”, explica o CEO Diego Martins.
E essa transformação não tem mais volta. Segundo a pesquisa, a maioria dos profissionais de RH entrevistados acredita que as tecnologias digitais se mostram excelentes alternativas para acelerar essa etapa e reduzir custos. E 95% deles esperam que, no futuro, o processo de contratação seja feito de forma digital. 

Assinatura eletrônica: menos tempo, mais produtividade 

Na digitalização,  o recurso que mais traz ganhos é a assinatura eletrônica, aceita em todas as etapas da jornada do funcionário na empresa. “Desde a admissão (em contratos de trabalho e termos de benefícios), passando pela manutenção do funcionário dentro da empresa (recibo de férias, holerite, declaração de Imposto de Renda, afastamento, acordo de compensação de horas) até o desligamento. A Caixa Econômica Federal aceita documentos com assinatura eletrônica para saque de FGTS, por exemplo. O mesmo acontece com o pedido de seguro-desemprego e aposentadoria. Hoje, no Brasil, já há jurisprudência no direito trabalhista sobre aceite de documentos assinados eletronicamente”, explica Matheus Cardoso, Head de Product Marketing da Acesso Digital. 
As vantagens da assinatura eletrônica vão da redução na burocracia e nos riscos de perdas e falhas nos documentos à diminuição nos custos com impressão, guarda de papel, logística e gerenciamento do fluxo. Por outro lado, aumenta a agilidade e segurança, e há um melhor aproveitamento do capital humano, com o deslocamento de colaboradores para ações estratégicas de alto impacto. Já para os funcionários, a ferramenta torna o operacional mais simples, rápido, prático e fácil. 
“Nosso produto tem aderência à realidade B2C, ou seja, às empresas que assinam com os usuários finais, pois nosso foco é justamente a experiência de quem está nessa ponta. Por exemplo, como sabemos que a instantaneidade é fundamental, nossa assinatura eletrônica começa via SMS, para que o usuário rapidamente receba e abra o documento. Focamos no mobile first e na experiência responsiva, para que 80% do material enviado seja assinado em 24 horas”, explica Matheus, que ainda ressalta o valor da ferramenta para promover o profissional de RH dentro da empresa. “A partir do momento que a companhia adota a assinatura eletrônica, desde o estagiário até o CEO assinam o documento. Essa capilaridade da adoção se torna universal, o que eleva o RH como principal agente de transformação digital dentro da corporação.”
Para agilizar os fluxos da empresa, há um mês a varejista de brinquedos Ri Happy começou a usar a assinatura eletrônica da Acesso Digital. “Entendíamos que nosso processo de captura de documentação era muito burocrático e demorado. Atuamos com a sazonalidade, no Dia das Crianças e Natal, contratamos mais de 1900 colaboradores. O fluxo de contratação levava cerca de sete dias e envolvia uma equipe de 25 pessoas. Hoje, com a assinatura eletrônica, tudo é feito via aplicativo, em quatro dias e com apenas seis funcionários”, explica Rodrigo Froes, gerente de RH da empresa. 
Praticidade, segurança, rapidez: ganham os colaboradores, ganha a empresa. No jogo da digitalização de processos do RH, todo mundo sai vencedor. 

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