Entenda por que desorganização no dia a dia é autossabotagem
Sua mente foi feita para ter ideias, não guardá-las. Saiba como definir suas prioridades ao longo do expediente. E acabe com a bagunça de uma vez.
As brincadeiras promovidas pelos bem-intencionados professores de educação física pouco interessavam a Marie: ela tinha questões mais urgentes na cabeça.
Sua atenção se voltava, sobretudo, às anárquicas prateleiras de livros da sala de aula do jardim de infância. Os títulos enfileirados sem coesão nem coerência; nenhuma analogia de cores, autores, gêneros literários. Aos olhos da obstinada criança, o armário beirava a Babilônia. Nada de representante de classe, muito menos babá de tartaruga. O sonho de Marie era ser promovida a Organizadora Oficial da Estante.
O gosto pela coisa não se perdeu na segunda infância: ao contrário. Na adolescência, passou cinco anos como ajudante em um santuário xintoísta, religião tradicional do Japão. Aos 19 anos, fez uma curiosa transição de carreira: saiu da fé e foi empreender. Ela abriu uma empresa de organização pessoal – agora, sim, ajeitando profissionalmente as estantes de livros (e vidas) de clientes desesperados.
Oito anos no ramo a levaram a escrever o livro A Mágica da Arrumação: A arte japonesa de colocar ordem na sua casa e na sua vida. Onze milhões de cópias e traduções em 42 idiomas depois, a autora ganhou a honraria máxima das discussões acaloradas de boteco: ao pesquisar “Quem é a pessoa mais organizada do mundo?”, o primeiro nome que aparece é o seu. Marie Kondo.
Quem dera esta repórter (e talvez você, que está lendo esta reportagem) tivesse rejeitado as partidas de queimada mista para se dedicar à sutil arte da organização de prateleiras. Definitivamente não era o meu caso no jardim de infância – e, assim como Kondo, mantive-me fiel aos hábitos adquiridos enquanto pequena.
A boa notícia (ou má, a gosto do freguês) é que, na batalha contra a bagunça, a última coisa que estamos é sozinhos. Se existisse uma Competição Internacional de Resoluções de Ano-Novo, “ser mais organizado” seria uma linha de texto que bate ponto regular no pódio. E não à toa: a ciência comprovou há muito os benefícios desse modo de vida – especialmente das 9h às 18h.
Há uma correlação clara entre organização e aumento de produtividade: melhora na capacidade de tomar decisões, na criatividade e na saúde mental e física. E todo mundo sabe disso. Não por acaso, existem milhares de planos de ação voltados à honrosa função de Se Tornar Uma Pessoa Mais Organizada em 2025™. Com a ajuda de especialistas, separamos o joio do trigo, com dicas práticas para aplicação assim que você terminar a leitura deste texto. Mais: para que você consiga manter esses hábitos no longo prazo. Que Marie Kondo esteja convosco – e vamos lá.
Dia Zero
Já que estamos em pé de guerra com a desorganização, vale aqui uma máxima militar: conheça o inimigo como a si mesmo.
A maior parte de nós tem uma percepção equivocada da nossa carga de trabalho. Para começar a ser uma pessoa mais organizada, você precisa entender exatamente aquilo que enfrenta no dia a dia. Isso significa anotar tudo o que está no seu escopo: responsabilidades, projetos, funções, compromissos… Pensou, anotou.
Estabelecido o inventário de funções, David Allen, instrutor em produtividade e uma das maiores referências em organização dos EUA, defende o ato de conceder uma “fisicalidade incorporada às suas obrigações”. Em seu best-seller internacional A Arte de Fazer Acontecer, ele explica que toda e qualquer obrigação precisa vir acompanhada de um recibo.
Pelo livro ser de 2001, ele se referia a um recibo físico mesmo – hoje, o ideal é configurar um sistema de armazenamento digital. Claro, sem abdicar dos cadernos, planners e post-its – chegaremos a eles em instantes.
Para escolher a ferramenta ideal, Cal Newport, professor da Universidade de Georgetown e criador do podcast Deep Focus (Foco Profundo, traduzido do inglês), indica três parâmetros para te ajudar nessa missão. Você precisa ser capaz de criar uma coleção de listas; conseguir adicionar, retirar ou mover itens rapidamente; e ter a capacidade de complementar informações em cada item – como links, e-mails e comentários.
Esses pré-requisitos proporcionam uma quantidade enorme de opções. Do bom e velho Google Docs (ou Word, não há clubismo) a apetrechos mais extravagantes como o Notion, o que mais importa é que você consiga usar de modo intuitivo a plataforma. Entenda o nível de complexidade de suas funções e leve isso em conta na hora de fazer a escolha.
Acima de tudo, lembre-se: o básico funciona. Qualquer atrito com a ferramenta pode te levar a abandonar o sistema por completo, restaurando o caos à sua rotina. “Nesse cenário, a tecnologia pode ser tanto um remédio quanto um veneno”, afirma Fabricio Stocker, professor da FGV.
6 passos dos Desorganizados Anônimos
Agora que a ferramenta foi encontrada, voltemos a Newport. O especialista indica seis divisões para suas listas (método utilizado pessoalmente por ele há anos).
1. Pronto
Esta é a lista de tarefas que você quer completar na próxima semana. Fabricio recomenda que você escolha, no máximo, três grandes projetos.
2. Segundo plano
Aquilo em que você não está trabalhando ainda, mas que é importante ter em mente. Projetos e ideias futuras, de médio ou longo prazo, entram aqui.
3. Esperando
Algo de que você está esperando retorno. Seja da aprovação do seu chefe, do retorno de um email com algumas dúvidas, de uma reunião futura – se está nas mãos de um colega de trabalho, é nesta lista que entra.
4. Para discutir
A lista das famigeradas reuniões e mensagens de alinhamento. Se existe um projeto ou pessoa que demanda um volume maior de encontros, também é possível criar uma lista especialmente para isso.
5. Esclarecer
Topou organizar o amigo-chocolate da firma, mas nem sabe por onde começar? Tem uma tarefa que parece mais grego que português? Esta lista é justamente para isso.
6. Agendado
Esta lista precisa estar em sintonia com a sua agenda. Aqui, vale tudo: pode ser a agenda conectada ao seu email, um planner, post-its em cima da sua mesa de trabalho. Ou até mesmo os três – contanto que você não esqueça seus compromissos, está valendo.
Boas práticas
Saiba: depois que você estabelecer o seu sistema, tudo em volta estará trabalhando para tentar derrubá-lo. Por isso, é importante que você comunique às pessoas ao redor sua tentativa de ajeitar sua vida: e como isso vai afetar o acesso delas a você.
Dizemos isso porque esse acesso pode – e deve – ser limitado. A chave para manter um sistema de organização é não saturá-lo. “Saber dizer não de maneira estratégica e delegar tarefas pode parecer algo negativo para sua reputação e performance no trabalho, mas na realidade é justamente o contrário”, afirma Fabricio Stocker.
“No longo prazo, você se tornará mais produtivo, mais presente, e entregará resultados mais satisfatórios. A priorização é um sinal de maturidade”, complementa o especialista. Por isso, bloqueie os espaços na sua agenda sem medo e reserve momentos para ficar só com seu foco – seu eu do futuro agradece.
Em uma das definições do substantivo “organização” disponíveis no Dicionário da Língua Portuguesa, lê-se o seguinte: Inter-relação dos elementos que compõem um ser vivo. Justamente por isso também é importante estabelecer um espaço onde a sua vida profissional e a pessoal se cruzem. Que seja na sua agenda física, em uma aba específica da sua ferramenta digital… o importante é tratar seus compromissos pessoais com a mesma seriedade que você trata os profissionais. “São pessoas que têm de atuar de maneira conjunta”, diz Fabrício.
Fácil falar, difícil manter…
Beleza, a primeira semana da Marie Kondonização da sua rotina está estabelecida. Mas, como eu, você e sua avó sabemos, o problema de um hábito não é criá-lo – e sim mantê-lo no longo prazo.
Para essa questão, James Clear vem nos socorrer. Ele é especialista em hábitos, tomada de decisão e aprimoramento contínuo, e autor do best-seller Hábitos Atômicos: Um método fácil e comprovado de criar bons hábitos e se livrar dos maus.
Na obra, James usa da boa e velha ciência comportamental para construir um guia de rotina. Segundo o autor, hábitos são juros compostos de seu aperfeiçoamento. No início, é um esforço danado para mantê-los; ao longo dos anos, eles melhoram – e muito – a sua vida.
A obra é cheia de insights valiosos. Mas deixamos aqui as quatro principais regras do autor para a aplicação (e manutenção) de qualquer sistema.
Primeiro, é preciso deixar as coisas óbvias. Leia-se: no seu campo de visão, na sua mente, em cima da sua mesa. Seu esforço inicial de organização já te ajuda a manter mais visíveis e presentes os seus compromissos, por exemplo. Aproveite e fixe seu sistema nas abas favoritas, deixe-o aberto para ser a primeira e a última coisa que você vê ao longo do expediente. Se está fora da sua vista, grandes chances que, com o tempo, esteja fora de sua mente também.
O segundo passo é deixar as coisas atraentes. Afinal, um hábito precisa ter apelo para você querer realizá-lo.
Para isso, o autor cita uma estratégia chamada temptation bundling (agrupamento de tentações), que consiste em associar uma tarefa que você quer fazer com uma que você precisa fazer. Que tal ouvir uma playlist com suas músicas favoritas enquanto organiza sua agenda da semana? Ou fazê-lo enquanto toma um café e come um pedaço de bolo durante a tarde? Contanto que você consiga focar no que está fazendo, qualquer associação está valendo.
O terceiro ponto é que precisa ser fácil. Voltamos à argumentação acima: a tecnologia pode ser tanto remédio quanto veneno. Escolha aquilo que lhe é intuitivo, simples e descomplicado. É o que te dará motivação para continuar com esse hábito no longo prazo.
O quarto e último ponto é que precisa ser satisfatório. Você precisa se sentir recompensado pela organização que tem mantido – e isso inclui prêmios imediatos para cada semana ou mês em que você consegue se manter nos trilhos. Ir ao cinema, sair para jantar, ir a um barzinho. Pode até ser assistir algo em casa, cozinhar determinada comida, fazer um ritual de skincare… Fica a seu critério.
Esta, na realidade, é a boa e má notícia da reportagem: tudo está a seu critério, e depende única e exclusivamente de você.
“A desorganização traz um sentimento de insuficiência crônica”, afirma a psicóloga de carreira Fabiana Abath. “Traz uma sensação de que somos sempre insuficientes, e isso impacta nossa autopercepção e a percepção dos nossos colegas.”
Por isso mesmo, vale seguir as recomendações dos especialistas. Faça seu inventário, ajeite suas responsabilidades, conecte-as com as suas obrigações pessoais, crie mecanismos de recompensa conforme o tempo passar. E lembre-se: não existe viver sem prioridades. Se você não defini-las, o mundo fará isso por você.
Esta reportagem faz parte da edição 97 da Você RH, que chegará às bancas dia 4 de abril.
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