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Como fazer com que seus e-mails sejam respondidos

Veja as orientações dos especialistas para aumentar a chance de retorno nas suas mensagens corporativas

Por Letícia Furlan
29 mar 2022, 06h39

Imagem mostra uma mulher digitando enquanto presta atenção na tela de um notebook

silêncio perante uma solicitação para a qual você necessita de uma resposta pode causar certo incômodo e até mesmo ansiedade. “É natural que o sentimento de frustração aconteça mediante a uma (não) resposta. Não temos controle sobre esse sentimento — assim como acontece com qualquer outro sentimento do neuroticismo, que consiste na desestabilidade emocional”, afirma o psicólogo Diego Resende. Isso vale tanto para um e-mail de trabalho não respondido, como também para outras questões interpessoais.

Apesar de angustiante, aguardar dias pelo retorno de um e-mail não significa necessariamente que você está sendo ignorado. Afinal, a pessoa do lado de lá pode estar com a caixa de entrada cheia e sequer perceber a existência de sua mensagem.

Ignorados, mas não rejeitados

“A falta de respostas pode dizer que fomos ignorados, mas não que tenhamos ido para a lixeira”, afirma a coach Tânia Abiko, sócia-fundadora da Orientha Headhunters, consultoria especializada em seleção, recolocação e orientação de carreira.

Não ler absolutamente todos os e-mails que chegam todos os dias é normal para qualquer um. “Cada vez que você abre sua caixa de entrada, grande parte dos e-mails não é de seu interesse”, diz a coach. Daí a importância de ir direto ao ponto, deixando claro o que o levou até a caixa de entrada do destinatário.

Concisão no primeiro contato

No momento de um primeiro contato, clareza e concisão são palavras-chave. “Essa combinação poderá nos garantir receber um retorno ou clique no link da página de destino”, afirma Tânia. Para diagnosticar por que uma mensagem foi ou não respondida, é preciso saber se ela tinha um pedido claro ao leitor e verificar se esse pedido não ficou perdido no meio da mensagem.

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“As pessoas costumam receber muitos e-mails, então é comum que elas façam uma leitura superficial, como se escaneassem o texto. Ou seja, se um pedido não foi bem estruturado ou se foi feito muito no início da mensagem, é possível que o leitor não perceba que o outro lado aguardava uma resposta”, diz Marina Cordeiro, gerente de marketing na Rock Content.

Aproveite cada linha

A concisão deve começar já no assunto da mensagem que, apesar de ter caracteres limitados, deve ser chamativo o bastante para valer o clique. “Depois de ter conseguido quebrar a primeira barreira com um assunto simples e direto, você deverá nutrir o corpo da mensagem com conteúdo valioso, útil e original para os seus leitores”, afirma a coach. Por isso, apesar de um conteúdo rico, ele deve ser de fácil entendimento e bastante didático.

Indicar qual o tema central e se a mensagem é urgente é essencial. Já em relação ao conteúdo, é importante utilizar uma linguagem que seja clara para o leitor e evitar informações desnecessárias. Ao terminar o e-mail, é preciso se certificar de que seus pedidos foram feitos. “De preferência, deixe todos os pedidos para o final. Se isso não for possível, reforce os pedidos na conclusão, para garantir que o leitor tenha em mente quais devem ser os próximos passos assim que terminar a leitura”, diz Marina.

Vale a insistência?

Se seu e-mail exigia uma resposta e você ainda não a obteve, sim, vale mandar uma nova mensagem reforçando sua solicitação. É indicado, no entanto, dar um prazo razoável para garantir que o destinatário tenha tempo de ler. “Se você conhece bem a rotina dele e sabe que, depois de determinado prazo, já deveria ter recebido uma resposta, pode mandar um novo e-mail, como resposta ao primeiro, só para garantir que a mensagem irá retornar ao topo da caixa de e-mails da pessoa”, afirma Marina.

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Se isso não funcionar, uma opção é trocar o assunto do e-mail para uma abordagem diferente, já que, às vezes, o primeiro não foi atrativo o suficiente.

Mas aqui também vale o bom senso: se depois de algumas tentativas você não obtiver retorno, o mais provável é que aquela pessoa não queira se comunicar com você ou não tenha tempo. Segundo Diego Resende, é preciso perceber quando a insistência é positiva ou negativa. Para isso, é necessário notar se as novas tentativas estão levando você ao aprimoramento. “É preciso crescer nesse processo, enxergar possibilidades de mudança e melhoria”, afirma o psicólogo.

Neuromarketing

Para se destacar na hora de disputar a atenção do interlocutor, pode ser útil entender as práticas do neuromarketing. “Embora o conceito seja baseado em estudos científicos, no final das contas é sobre nos colocar no lugar dos nossos clientes, para entender como se dirigir a eles de forma eficaz”, afirma Tânia.

O neuromarketing é uma área da ciência que estuda os fatores que influenciam um consumidor na tomada de decisão, como a de compra. “O uso de gatilhos mentais no e-mail pode trazer resultados extremamente positivos”, diz Marina. “Por exemplo, utilizar-se da escassez para que o leitor responda ou complete uma ação mais rapidamente: ‘restam apenas três vagas para o curso, inscreva-se agora’. Ou, então, o uso de prova social para aumentar a confiança do leitor no remetente: ‘mais de 2 mil funcionários já realizaram o teste’.”