Parte do meu trabalho como headhunter é acompanhar as pessoas que foram contratadas ao longo do primeiro ano na nova organização. Com isso, costumo falar com esses profissionais, em geral, no primeiro dia de trabalho ao longo dos meses seguintes. De uma forma geral, percebo um grande desafio daqueles que foram contratados durante a pandemia na questão da adaptação e do engajamento na nova empresa.

A maior parte dos processos de integração estão sendo feitos de forma totalmente remota e os primeiros meses têm sido desafiadores para os novos colaboradores. Nesse período, tenho visto que algumas empresas estão mais bem preparadas, em relação a outras, para receber esses novos funcionários. Por isso, achei interessante trazer algumas práticas que têm funcionado e podem inspirar outras companhias nesse momento de acolhimento.

1. Ter um guia ou manual de boas-vindas

Essa ideia é muito interessante. Algumas empresas entregam junto com o computador e o crachá uma pasta com todas as informações relevantes que o profissional precisa para ingressar na nova empresa. Tive a oportunidade de ver alguns manuais. Eles têm desde algumas dicas da vestimenta esperada até os setups iniciais de login, senhas, instalações de impressoras, configurações de assinaturas e informações sobre os contatos das áreas de apoio, como RH e TI.  Esse manual, geralmente, é entregue em formato físico, mas já vi empresas que têm o arquivo digital e funciona bem também.

2. Elaborar um glossário das siglas da empresa

Algumas empresas têm tantas siglas e nomenclaturas próprias que é de bom tom ter um arquivo com a tradução de cada uma delas. São palavras específicas para os nomes dos departamentos ou mesmo nomes dos prédios, de processos, de sistemas e de ações que sem um manual alguém novo levaria meses para se sentir confortável. Esse glossário, normalmente, está em um formato digital em alguma nuvem e deve ser atualizado sempre que uma palavra ou termo surge como dúvida. Eu já vi esse arquivo sendo controlado pelo RH ou pela área de TI ou patrimonial. É um documento vivo que vai crescendo com a participação de todos.

3. Disponibilizar organogramas

Uma prática bem interessante que eu vejo algumas empresas adotarem é enviar ao novo colaborador os organogramas da área dele e das áreas com as quais ele tem mais contato, incluindo foto, e-mail e telefone dessas pessoas. Parece algo simples, mas o relato dos colaboradores é de que essa iniciativa tem feito uma diferença tremenda no dia, poupando muito tempo do time.

4. Definir um tutor para o período de experiência

Algumas empresas escolhem alguém com mais anos de casa, que não é o gestor do novo colaborador, como ponto focal de ajuda do profissional em questão nos primeiros três meses de trabalho. A ideia é que esse tutor apoie o novo membro com qualquer assunto, desde dúvidas simples até as relacionadas a processos e que não precisam envolver o gestor direto. Esse posto costuma ser ocupado por algum par do próprio departamento ou de algum próximo. Mas também pode ser ocupado por alguém do RH que atue como parceiro de negócio da área (business partner). Aqui é importante destacar que a função do tutor não é oferecer aconselhamento de carreira e sim tirar dúvidas simples no dia a dia para ajudar a pessoa a se ambientar melhor. Também é importante que, conforme novos profissionais vão sendo admitidos, haja uma troca de tutores. Afinal, querendo ou não, apesar de contribuir muito para a união da equipe, essa atividade demanda um certo investimento de tempo.

5. Estimular o agendamento de cafés virtuais

O encontro de boas-vindas, que antigamente acontecia no formato de um almoço no primeiro dia de trabalho, pode acontecer em um café virtual no qual todos da equipe param trinta minutos para conhecer o novo colaborador. A ideia é que seja um bate-papo descontraído com cada um contando um pouco de si mesmo e perguntando algo para quem acabou de chegar.

6. Entregar um kit de boas-vindas

Algo que tem encantado bastante os novos colaboradores é o kit de boas-vindas. O objetivo é que, dentro do que é possível no budget da companhia, o empregador ofereça ao profissional alguns itens úteis para o dia a dia do trabalho. Podem ser mochilas, squeezes, canecas ou equipamentos de escritório e informática para a pessoa ter um home office mais bem estruturado. Algumas organizações têm se destacado por oferecerem um valor financeiro para que o colaborador compre os itens que vão equipar seu escritório em casa.

7. Definir metas e objetivos

Iniciar um trabalho em uma empresa nova nem sempre é fácil. Remotamente é ainda mais difícil. Some a esse cenário o fato de não saber ao certo o que é esperado de você e quais são os objetivos a serem atingidos. Parece óbvio apresentar essas informações ao novo integrante, mas essa não tem sido a regra. Empresas que têm a política de o gestor conversar com o novo integrante na primeira semana, repassando quais são as principais atividades esperadas e quais são os objetivos de curto, médio e longo prazo, têm tido mais sucesso. Nessa conversa, é importante, ainda, que o profissional tome conhecimento de prazos, estilo de gestão e melhor forma de comunicação com o gestor. Isso tudo facilita muito a integração.

8. Gravar os treinamentos de integração

A maior parte das empresas oferece treinamentos e dinâmicas de integração aos novos funcionários. Mas, muitas vezes, diante de conteúdos densos e muitas coisas novas para assimilar, fica difícil memorizar tudo. Quando a empresa grava esses treinamentos e deixa em uma pasta de fácil acesso, a pessoa pode, por conta própria, a qualquer momento, consultar o material e, rapidamente, relembrar algum ponto importante. Se possível, é útil que todo treinamento seja finalizado com o envio de um guia rápido daquele tema para que a pessoa possa esclarecer dúvidas futuras sem perder muito tempo.

9. Incentivar a comunicação e a integração

De forma geral, incentivar que as pessoas que já estão na empresa tenham mais contato com o novo colaborador ajuda essa pessoa a se sentir parte da equipe e disposta a colaborar com o todo. Comunicação é a peça-chave em muitos momentos do negócio e, também, quando o assunto é união da equipe.

Essas são algumas das ações que tenho visto ajudar os novos colaboradores a se sentirem mais engajados, enquanto muitas empresas estudam se seguirão remotamente, voltarão ao modelo presencial ou adotarão o formato híbrido. Espero que essas sugestões, que são simples e eficientes e, muitas vezes, esquecidas, possam fazer a diferença no dia a dia da sua organização.

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