Produtividade: sete formas de alcançá-la

u tenho estudado bastante sobre o tema produtividade, uma vez que o grande desafio atual nas empresas é justamente conseguir com que a equipe seja produtiva entre as dezenas de calls ao longo da semana. Alguns dias, a sensação que tenho é que, de fato, muitos executivos só conseguem “trabalhar” logo no início da manhã, antes de iniciarem as diversas reuniões por vídeo do dia, ou apenas ao final dessa sequência de encontros virtuais.

Infelizmente, ainda falta um equilíbrio maior nas agendas da maioria de nós. Muitas vezes, diante dessa dinâmica de reuniões em sequência, nos falta tempo livre para pensar, planejar, inovar e sermos estratégicos. Todas as ações fazem muita diferença na qualidade das entregas.

Na minha opinião, apesar da indiscutível praticidade, os encontros por vídeo consomem, muitas vezes, mais da nossa energia, se comparados às reuniões presenciais, nas quais interagimos de forma mais leve. Nas videoconferências, temos que ficar com a atenção totalmente focada na tela, sem poder desviar muito o olhar. O nível de desgaste, pelo menos para mim, acaba sendo maior.

A questão é que o nosso dia a dia não é feito apenas de jornadas de trabalho. Para ter uma rotina saudável, é importante ter tempo na agenda para nos alimentar e dormir bem, fazer exercícios físicos. A interação com amigos e família também é fundamental. Com isso, cada dia mais, é importantíssimo a correta gestão de tempo, se necessário, com o apoio de ferramentas de produtividade para tornarmos os nossos dias mais eficientes e equilibrados.

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Pensando nisso, recentemente fiz uma enquete com aproximadamente trinta executivos C-level que têm uma vida bastante atribulada. Perguntei a eles de que forma organizavam suas rotinas para serem mais produtivos e, com base nas respostas, listei aqui alguns pontos em comum que achei interessante e que podem fazer sentido para mais pessoas:

Planeje o macro e o micro

Todos os executivos, sem exceção, citaram que têm em algum lugar registrado todos os entregáveis macro e micro do mês, da semana e do dia. Alguns se organizam no ambiente on-line – com planilhas, aplicativos e calendário do e-mail -, enquanto outros preferem o papel – por meio de planners, agendas, cadernos ou blocos de notas. Mas é unânime que ninguém inicia a semana sem saber o que precisa ser feito naquele período.

Defina uma jornada de trabalho e cumpra-a

Salvo algumas exceções, para a maioria desses executivos, o tempo de trabalho está muito bem estipulado. Sabe-se, exatamente, qual é o horário de início e de término da jornada diária. E esse acordo pessoal é cumprido. Com isso, o foco na execução das atividades aumenta, pois sabe-se que não vai ter tempo extra, ou seja, a procrastinação não é bem-vinda.

Reserve espaço na agenda para compromissos pessoais inegociáveis

Muitos me disseram que, em suas agendas, existe uma pré-definição de compromissos pessoais inegociáveis, como ida à academia, buscar ou levar alguém a um compromisso importante, deixar os filhos na escola, ler as principais notícias do dia. Eles realmente bloqueiam o horário, não importa a urgência que apareça. Em geral, são compromissos agendados no primeiro horário da manhã ou próximo ao almoço. E para você? Quais compromissos são importantes e devem ser preservados na agenda? Em quais dias e horários eles irão acontecer?

Agende compromissos com estratégia

Notei também que o planejamento da agenda de todos segue um certo padrão pessoal. Muitos disseram, por exemplo, que às segundas-feiras fazem específicos tipos de reuniões. As manhãs de terça são dedicadas a determinados temas, à tarde para outros e assim por diante. A ideia, com essa dinâmica, é tornar a agenda minimamente previsível. Assim, o executivo tem mais controle sobre o seu próprio dia e, dentro do possível, organiza os compromissos em blocos de temas, sempre mais ou menos nos mesmos horários. Na minha realidade, por exemplo, é como se eu reservasse determinado horário do meu dia apenas para entrevistas, outro para visitar empresas, estar mais próxima da equipe ou focar em planejamento. Fica muito mais fácil organizar uma agenda pensando dessa forma.

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Faça boas escolhas minuto a minuto

Todos os executivos que entrevistei demonstraram muito cuidado ao ponderar sua participação em reuniões, ações, encontros e projetos. O que eu quero dizer com isso? Eles não aceitam todo e qualquer convite. Na verdade, existe uma análise para entender se é um tema que, de fato, requer a presença deles ou se pode ser delegado ou simplesmente negado. Quando decidem participar, o tempo de dedicação sempre é considerado.

Tenha consistência e paciência para colocar tudo isso em prática

Parece simples, não? Mas, como todo hábito, a disciplina de seguir essas boas práticas pode ser mais difícil do que parece. Um ponto importante de trazer é que a definição da agenda ideal demora um tempo para ser estabelecida. Todos disseram que já testaram diferentes formatos de organização até chegarem ao modelo que seguem atualmente. Outro ponto é que, depois de definido o meio de organização, é importante termos um período razoável de teste dessa nova agenda. Todos relataram que se forçaram a seguir a mesma rotina por algumas semanas até que as práticas se tornassem um hábito. Então, minha recomendação é que, se após, pelo menos, umas seis ou oito semanas, você ver que não se adaptou, permita-se uma flexibilidade de mudança na organização e siga com essa nova rotina por mais algumas semanas. Mas não desista.

Preveja os imprevistos

Todos disseram ter períodos na agenda reservados para imprevistos. Ou seja, dificilmente possuem uma agenda com um compromisso colado ao outro. O segredo, muitas vezes, é agendar reuniões de 45 minutos, em vez de uma hora, e nessa brecha de 15 minutos ter tempo para ir ao banheiro, tomar um café ou mesmo relembrar os principais pontos do próximo compromisso.

E aí? Que tal refletir sobre como têm sido os seus dias nas últimas semanas? Existe espaço para ajustes? Mudar hábitos pode não ser fácil, mas é possível e, muitas vezes, tão útil quanto necessário. Espero que essas dicas simples possam te ajudar a ter mais produtividade no dia a dia.

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