Como fazer com que seus e-mails sejam respondidos

silêncio perante uma solicitação para a qual você necessita de uma resposta pode causar certo incômodo e até mesmo ansiedade. “É natural que o sentimento de frustração aconteça mediante a uma (não) resposta. Não temos controle sobre esse sentimento — assim como acontece com qualquer outro sentimento do neuroticismo, que consiste na desestabilidade emocional”, afirma o psicólogo Diego Resende. Isso vale tanto para um e-mail de trabalho não respondido, como também para outras questões interpessoais.

Apesar de angustiante, aguardar dias pelo retorno de um e-mail não significa necessariamente que você está sendo ignorado. Afinal, a pessoa do lado de lá pode estar com a caixa de entrada cheia e sequer perceber a existência de sua mensagem.

Ignorados, mas não rejeitados

“A falta de respostas pode dizer que fomos ignorados, mas não que tenhamos ido para a lixeira”, afirma a coach Tânia Abiko, sócia-fundadora da Orientha Headhunters, consultoria especializada em seleção, recolocação e orientação de carreira.

Não ler absolutamente todos os e-mails que chegam todos os dias é normal para qualquer um. “Cada vez que você abre sua caixa de entrada, grande parte dos e-mails não é de seu interesse”, diz a coach. Daí a importância de ir direto ao ponto, deixando claro o que o levou até a caixa de entrada do destinatário.

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Concisão no primeiro contato

No momento de um primeiro contato, clareza e concisão são palavras-chave. “Essa combinação poderá nos garantir receber um retorno ou clique no link da página de destino”, afirma Tânia. Para diagnosticar por que uma mensagem foi ou não respondida, é preciso saber se ela tinha um pedido claro ao leitor e verificar se esse pedido não ficou perdido no meio da mensagem.

“As pessoas costumam receber muitos e-mails, então é comum que elas façam uma leitura superficial, como se escaneassem o texto. Ou seja, se um pedido não foi bem estruturado ou se foi feito muito no início da mensagem, é possível que o leitor não perceba que o outro lado aguardava uma resposta”, diz Marina Cordeiro, gerente de marketing na Rock Content.

Aproveite cada linha

A concisão deve começar já no assunto da mensagem que, apesar de ter caracteres limitados, deve ser chamativo o bastante para valer o clique. “Depois de ter conseguido quebrar a primeira barreira com um assunto simples e direto, você deverá nutrir o corpo da mensagem com conteúdo valioso, útil e original para os seus leitores”, afirma a coach. Por isso, apesar de um conteúdo rico, ele deve ser de fácil entendimento e bastante didático.

Indicar qual o tema central e se a mensagem é urgente é essencial. Já em relação ao conteúdo, é importante utilizar uma linguagem que seja clara para o leitor e evitar informações desnecessárias. Ao terminar o e-mail, é preciso se certificar de que seus pedidos foram feitos. “De preferência, deixe todos os pedidos para o final. Se isso não for possível, reforce os pedidos na conclusão, para garantir que o leitor tenha em mente quais devem ser os próximos passos assim que terminar a leitura”, diz Marina.

Vale a insistência?

Se seu e-mail exigia uma resposta e você ainda não a obteve, sim, vale mandar uma nova mensagem reforçando sua solicitação. É indicado, no entanto, dar um prazo razoável para garantir que o destinatário tenha tempo de ler. “Se você conhece bem a rotina dele e sabe que, depois de determinado prazo, já deveria ter recebido uma resposta, pode mandar um novo e-mail, como resposta ao primeiro, só para garantir que a mensagem irá retornar ao topo da caixa de e-mails da pessoa”, afirma Marina.

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Se isso não funcionar, uma opção é trocar o assunto do e-mail para uma abordagem diferente, já que, às vezes, o primeiro não foi atrativo o suficiente.

Mas aqui também vale o bom senso: se depois de algumas tentativas você não obtiver retorno, o mais provável é que aquela pessoa não queira se comunicar com você ou não tenha tempo. Segundo Diego Resende, é preciso perceber quando a insistência é positiva ou negativa. Para isso, é necessário notar se as novas tentativas estão levando você ao aprimoramento. “É preciso crescer nesse processo, enxergar possibilidades de mudança e melhoria”, afirma o psicólogo.

Neuromarketing

Para se destacar na hora de disputar a atenção do interlocutor, pode ser útil entender as práticas do neuromarketing. “Embora o conceito seja baseado em estudos científicos, no final das contas é sobre nos colocar no lugar dos nossos clientes, para entender como se dirigir a eles de forma eficaz”, afirma Tânia.

O neuromarketing é uma área da ciência que estuda os fatores que influenciam um consumidor na tomada de decisão, como a de compra. “O uso de gatilhos mentais no e-mail pode trazer resultados extremamente positivos”, diz Marina. “Por exemplo, utilizar-se da escassez para que o leitor responda ou complete uma ação mais rapidamente: ‘restam apenas três vagas para o curso, inscreva-se agora’. Ou, então, o uso de prova social para aumentar a confiança do leitor no remetente: ‘mais de 2 mil funcionários já realizaram o teste’.”