Quanto dinheiro sua empresa está perdendo com reuniões?
Encontros improdutivos custam cerca de US$ 399 bilhões por ano só nos Estados Unidos. Saiba quando vale e quando não vale investir nesse tempo juntos.
Poucas coisas viraram tão automáticas na rotina corporativa quanto as reuniões. Elas já não são mais um evento, são parte do pano de fundo do dia a dia. E, justamente por isso, passam despercebidas como fator crítico de improdutividade.
Talvez essa naturalização seja o maior risco. Se a gente pergunta a qualquer pessoa de uma empresa qual é o principal empecilho para a produtividade, dificilmente a resposta será “reuniões”. Mas os dados mostram que deveriam ser. Segundo um levantamento da Atlassian, 72% desses encontros são considerados ineficazes, e 78% das pessoas têm dificuldade para entregar suas tarefas por conta do volume de reuniões.
E não é só esse estudo. Em 2019, o Doodle Meeting Report, que analisou mais de 19 milhões de reuniões, estimou que encontros improdutivos custam cerca de US$ 399 bilhões por ano só nos Estados Unidos. Já em 2014, a Harvard Business Review acompanhou o impacto de uma única reunião semanal de um comitê executivo e calculou que, entre tempo de preparação, participação e desdobramentos, aquele encontro consumia mais de 300 mil horas anuais da organização.
Ainda assim, elas seguem acontecendo, muitas vezes sem pauta, sem objetivo claro, com participantes que não precisariam estar ali e, pior, sem resultado algum. Já vi casos de pessoas que passam boa parte da semana indo de uma reunião para outra e só conseguem produzir à noite, depois do expediente. Isso tem um custo alto — não só financeiro, mas humano.
A pandemia escancarou isso. No esforço de manter proximidade no modelo remoto, muitas lideranças recorreram ao excesso de chamadas como substituto da presença física. Só que o efeito foi o oposto do esperado: esse excesso gerou fadiga, sensação de vigilância e uma dependência disfarçada de alinhamento. O microgerenciamento virou parte da cultura, mesmo em empresas que antes valorizavam a autonomia.
É preciso se perguntar: qual o porquê da reunião?
E aí vem o ponto mais importante: se isso virou cultura, então é algo que precisa ser discutido de forma intencional. Não dá mais para aceitar reuniões como default. Precisamos resgatar o propósito: por que estamos aqui, neste encontro, neste horário, com essas pessoas? Essa pergunta, simples, já elimina metade das reuniões da semana.
Em um momento específico da minha trajetória, fiz questão de calcular o custo de uma sequência de reuniões que tivemos para avaliar uma nova solução. No final das contas, o tempo gasto em reuniões saiu mais caro do que a ferramenta que estávamos tentando implementar. Aquilo me serviu como alerta. Às vezes, estamos tão presos ao processo que esquecemos de olhar para o resultado.
Esse tipo de reflexão precisa ganhar espaço no ambiente corporativo. Existe uma crença antiga de que reunir pessoas é o caminho mais direto para resolver problemas. Mas a verdade é que muitas vezes o problema é justamente esse: reunir demais. Já passou da hora de normalizar outras formas de trabalhar, comunicar e decidir.
A comunicação assíncrona (troca de informações que não ocorre em tempo real, permitindo que os participantes enviem e recebam mensagens em momentos diferentes e convenientes para si próprios), por exemplo, ainda é subvalorizada. Mas ela oferece inúmeras vantagens: respeita o tempo individual, reduz interrupções, permite registro e histórico das decisões e é mais democrática. Quando bem feita, uma troca por e-mail, uma atualização em um espaço compartilhado ou até um vídeo curto pode resolver questões que antes pareciam exigir uma call com oito pessoas.
Questão de gestão de tempo
Isso não quer dizer que todas as reuniões devam acabar. Elas seguem sendo úteis — desde que tenham propósito claro, tempo definido, pauta objetiva e participantes realmente necessários. E mais: que resultem em algo. Uma reunião sem follow-up é só uma conversa. Uma conversa sem encaminhamento é só um ruído a mais no dia.
Hoje, mais do que nunca, as empresas precisam pensar estrategicamente sobre como o tempo é utilizado. A gestão da atenção se tornou um ativo valioso. E isso vale para todas as áreas, de RH a tecnologia, passando por operações e liderança. Redesenhar processos, incentivar práticas mais fluidas e produtivas de comunicação, e reduzir reuniões desnecessárias são atitudes que impactam diretamente nos resultados.
A grande provocação é: será que sua empresa está otimizando ou desperdiçando tempo em nome da colaboração? A colaboração real acontece quando as pessoas têm espaço para pensar, criar, decidir, e não quando estão constantemente interrompidas por reuniões sem sentido. Se a gente quer ambientes mais produtivos, saudáveis e sustentáveis, precisa começar pelas conversas que a gente insiste em repetir. E talvez a primeira delas seja: será que essa reunião precisa mesmo acontecer?
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