5 dicas para melhorar a comunicação escrita no escritório

São incontáveis as mensagens que recebemos diariamente, em diferentes canais de comunicação. Muitas respostas dependem de tomadas de decisão; outras nos tomam segundos; outras são desnecessárias. Entre dezenas ou centenas de mensagens, o tempo passa. 

Há quem use 8,8 horas por semana lendo e respondendo e-mails profissionais, segundo uma pesquisa realizada pela Microsoft no primeiro semestre de 2023, com 31 mil colaboradores. Além desta questão do tempo, considerado nosso bem mais precioso, vale uma ponderação. 

Se a maioria das mensagens fosse clara e objetiva, a experiência de receber e respondê-las seria mais gratificante e eficiente. O problema é que, muitas vezes, parece que estamos em uma página do livro “Onde está Wally” (lembra-se dele?), em meio a um mar de informações e palavras, tentando encontrar o que há de mais importante em um texto. E nem sempre os problemas são falta de competência comunicativa de quem elabora a mensagem.

Em algumas culturas corporativas, as mensagens excessivas são uma forma de evitar conversas difíceis face a face, de escalar problemas para pessoas da alta hierarquia ou de manter um jogo de batata-quente em que todos querem responsabilizar outras pessoas – adotando a postura de “eu mandei e-mail, agora é com você”. Estes são sintomas de algo que não vai bem, seja nas atitudes, processos ou cultura como um todo.

Há também quem escreva com pressa, sem refletir sobre o foco, a abordagem e as palavras do texto. Escrita “no modo automático”, a mensagem vai como for, doa a quem doer, custe o que custar. 

Algumas equipes incentivam esse disparo infindável de mensagens ao longo do dia. Já ouvi relatos de profissionais que combinaram de responder mensagens em até 3 minutos. O cálculo de tempo gasto para ler e responder e-mails nessa equipe ultrapassa em muito a média calculada pela Microsoft – gerando ansiedade entre os colaboradores. 

Reflita antes de escrever  

Outro problema é que nós replicamos hábitos familiares, seja o de responder rápido ou de usar determinada linguagem. Ainda há comunicados e mensagens com estruturas óbvias e um tom de voz inadequado ao contexto. Diante de textos assim, passamos os olhos pelas letras, mas não nos envolvemos.

É importante lembrar, a cada palavra escrita, que existem pessoas do outro lado da tela. Isso faz toda a diferença para escolher de forma adequada a abordagem, as palavras e a entonação. Senão repetimos estratégias ou hábitos sem considerar o que pretendemos e como atingimos as pessoas. 

Nas sábias palavras da jornalista e escritora Ana Holanda: “um texto escrito de maneira visceral é capaz, sim, de transformar, mudar, aproximar, afetar. […] Caso contrário, vamos seguir escrevendo os mesmos textos de sempre, a partir do olhar e do ponto de vista de sempre. Vamos seguir fingindo que estamos conversando com o outro por meio de palavras quando, na verdade, não estamos interagindo com ninguém, a não ser com a gente mesmo”.

O cenário que descrevi serve para aprofundar a reflexão sobre nossa insatisfação com tantas mensagens enviadas o tempo todo, com tantos impactos para as relações profissionais no contexto corporativo. Olhar com uma lupa para essas questões nos afasta de pensamentos como “as pessoas precisam aprender a escrever melhor” e nos faz pensar por que escrevemos e lemos como fazemos. Ler e responder e-mails o tempo todo é a ponta do icerberg.

Boas práticas para melhorar a comunicação

Convido você a avaliar esses cinco aspectos antes de enviar a próxima mensagem por e-mail ou o canal que mais toma o seu tempo:

1. Prazo, ação e responsável pela demanda estão claros na mensagem? Nem sempre o que parece óbvio está mesmo evidente.
2. Impactos, próximos passos ou utilidade da informação precisam ser destacados para aumentar o comprometimento das pessoas envolvidas? Uma abordagem descritiva e tática para ações ou temas estratégicos que demandam persuasão pode ser a principal causa de ineficácia da comunicação.
3. Ligar ou falar com a pessoa revela o real grau de importância do tema? Então faça isso primeiro e, depois, registre por escrito o que foi combinado. Por vezes, trocamos incontáveis mensagens sem perceber a ineficiência de tantas idas e vindas.
4. Estar online não é estar disponível. Essa máxima tem importantes consequências para escolher o canal de comunicação apropriado para tratar de um tema com as pessoas. Assumir que as pessoas estão sempre disponíveis gera muitos ruídos, conflitos e retrabalhos.
5. Está sem tempo de elaborar um texto conciso, consistente e adequado? Peça ajuda para ferramentas de IA, disponíveis em diferentes plataformas e embarcadas em muitos aplicativos do dia a dia. Conte o contexto, peça a elaboração de uma versão do texto, leia, avalie, peça reformulações, ajuste o tom de voz. 

Usar a tecnologia a favor da comunicação é valioso, além de despertar nosso senso crítico e, quem sabe, liberar minutos preciosos para pensar em temas estratégicos em vez de apagar incêndios o tempo todo, lendo e respondendo mensagens no modo automático.

Podem parecer aspectos simples, mas seus efeitos são tão concretos e benéficos que, mesmo que você use alguns minutos a mais para pensar sobre eles, a redução de mal-entendido e do volume de mensagens ineficientes vai valer a pena. Experimente!