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Saiba como ter reuniões mais produtivas

Para ganhar eficiência e reduzir gastos, grandes empresas começam a rever prática que, se mal administrada, pode desperdiçar mais de um dia de trabalho

Por Anna Carolina Oliveira Atualizado em 5 dez 2020, 19h13 - Publicado em 28 nov 2017, 04h00

As reuniões se tornaram o pesadelo de profissionais que trabalham no mundo corporativo. Longas, excessivas e, muitas vezes, desnecessárias, elas são uma fonte de perda de tempo e de recursos humanos — sem falar em dinheiro. Segundo a consultoria de gestão Bain & Company, atividades como essa consomem 25% ou mais da jornada de trabalho de um funcionário. “Encontros ineficientes e troca-troca de e-mails representam um desperdício de mais de um dia de trabalho por semana”, afirma Gustavo Camargo, sócio da Bain & Company, em São Paulo.

De olho nesse gasto invisível, algumas organizações declararam guerra aos encontros de negócio — a crise, acompanhada pela urgência da redução de custos, ajudou no movimento. Foi o que aconteceu na Alelo, administradora de cartões de benefícios. Ao adotar um modelo de gestão com foco no alto desempenho, a questão veio à tona. “Nos grupos de discussão, a carga de trabalho e as horas extras sempre apareciam como aspectos a serem aprimorados”, diz Soraya Bahde, diretora de RH. Investigando as queixas, a equipe de recursos humanos detectou uma das origens da sobrecarga: as reuniões. “As pessoas passavam muito tempo nesses compromissos e acumulavam as demais tarefas”, afirma.

Uma das primeiras iniciativas foi elaborar um guia de boas práticas. O documento, divulgado para toda empresa, leva as pessoas a refletirem se o encontro é realmente necessário, o tempo que deve demorar, e a pontualidade para início e término da conversa.

A batalha incluiu outras medidas, como um treinamento de produtividade e gestão do tempo, baseado na metodologia Getting Things Done (GTD), e a instalação de um painel de check-in e check-out na porta das salas de reunião. Se os participantes não chegam até 15 minutos depois do horário agendado, a reserva é cancelada. Depois de quase dois anos do início da mudança, a Alelo alcançou alguns resultados. Na última pesquisa de clima, 76% dos respondentes consideraram que o tempo dedicado ao trabalho é equilibrado, contra 68% em 2016. No quesito eficiência dos processos corporativos, 67% fizeram elogios, superando os 58% do ano anterior.

Já a farmacêutica Roche encontrou uma forma divertida para combater as reuniões inúteis, usando a figura de heróis e de vilões para representar as boas e as más práticas. A estratégia ajudou a tratar assuntos delicados, como a falta de preparo dos participantes. “As pessoas eram incentivadas a identificar os comportamentos louváveis, sem apontar dedo para os vilões”, diz Regina Moura, diretora de comunicação corporativa. O efeito veio um ano depois. Uma pesquisa interna realizada em maio de 2017 mostrou que caiu de 56% para 42% a quantidade de funcionários da Roche que consideram os encontros ineficazes.

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Exemplo que vem de cima

Para Christian Barbosa, presidente da consultoria com foco na gestão do tempo e produtividade TriadPS, as companhias devem tomar cuidado para não cair nos modismos. “Diminuir a duração ou obrigar os participantes a ficarem de pé são modas que funcionam pontualmente para mudar um hábito. Para uma transformação verdadeira é necessário olhar o contexto de maneira mais ampla e conscientizar a empresa inteira”, diz. Justamente por isso, o especialista considera que os líderes têm um papel fundamental. “Se eles não mudarem, o comportamento errado irá perpetuar.”

Na Merck, indústria farmacêutica e química de origem alemã, a transformação da rotina de reuniões partiu do próprio CEO, Guilherme Maradei. Primeiro, a liderança deveria incorporar as novas práticas para, depois, servir de modelo. “Firmamos um contrato social, nos comprometendo a estimular determinados comportamentos e a evitar outros”, diz o executivo. Na lista do que deveria ser evitado entraram itens como apontar problemas sem propor soluções e ser pouco objetivo. Para corrigir os hábitos, foram introduzidos cartões verdes e amarelos nas salas de reunião: o primeiro, sinaliza o comportamento positivo, e o segundo, o não recomendado.

Se nem todos possuem uma conduta exemplar, o RH pode escolher alguns indivíduos para treinar — e que serão responsáveis por manter a ordem na conversa. Foi o que fez a fabricante de câmeras e acessórios fotográficos Fujifilm Brasil: capacitou funcionários da área de marketing e comunicação interna para atuarem como mediadores em pautas estratégicas, como a de resultados. “Além de ajudarem no andamento dos tópicos, eles controlam a duração do encontro”, diz Sandra Firmo, supervisora de recursos humanos, que também cuidou de outra questão importante para uma boa reunião: a tecnologia. Uma medida simples, porém, eficiente, foi o compartilhamento de informações na nuvem. “Antes, eram feitas no mínimo quatro reuniões para a organização de eventos externos. Hoje, acontece apenas uma”, diz Sandra. É que os empregados são atualizados constantemente e vão para as conversas com o foco exclusivo na pauta.

10 DICAS PARA UMA REUNIÃO PRODUTIVA

  1. O encontro é, de fato, necessário
  2. Existe uma pauta clara e objetivos
  3. Um material prévio é compartilhado
  4. Apenas os participantes necessários são convocados
  5. Os convidados aparecem no horário
  6. A reunião começa e termina na hora combinada
  7. A conversa se resume ao assunto central
  8. Os participantes se preparam para os tópicos da pauta
  9. Ninguém usa o celular nem sai da sala durante o encontro
  10. A reunião dura no máximo duas horas
Fontes: Carlos Castro, diretor de produtos da Unify; Christian Barbosa, CEO da TriadPS; Gabriela Serafini, sócia da W2 Comunicação; e Gustavo Camargo, sócio da Bain & Company.
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